KePS Talousohjesääntö 2018

KePS Talousohjesääntö 2018

Sisällysluettelo

1. Joukkueiden organisaatio- ja toimintaohje

1.1 Johtokunta

1.2 Puheenjohtaja

1.3 Joukkueet

2. Yleistä seuran taloudenhoidosta

2.1 Johtokunta

2.2 Joukkueet

2.3 Tilinpäätös

2.4 Talousarvion tekeminen

2.5 Omaisuuden hoito

3. Joukkueiden taloudenhoidon tehtävät ja vastuut

4. Joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio

5. Joukkueen rahat ja omaisuus

6. Joukkueen maksuliikenne

6.1 Laskut

6.2 Tositteet

7. Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille

7.1 Kulukorvaukset

7.2 Palkat ja palkkiot

7.3 Joukkueiden pelimatkojen kustannukset

8. Joukkueen varainhankinta

9. Joukkueen talousseuranta

10. Maksut ja käytännöt pelaajasiirroissa

10.1 Pelaajasiirto toiseen seuraan tai pelaamisen lopettaminen

11. Joukkueen toiminnan päättyminen

12. Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta

Ohjeet päivitetty 03/2018.


1. Joukkueiden organisaatio- ja toimintaohje

Kemin Palloseuran joukkueet toimihenkilöineen kuuluvat Kemin Palloseura (KePS) ry:n alaisuuteen.

Yhdistyksen päättävä elin on seuran kevät- ja syyskokoukset.

Näiden välissä seuran ylintä päätäntävaltaa käyttää seuran johtokunta.

Johtokunta ja vastuuhenkilöt valitaan seuran syyskokouksessa.

1.1 Johtokunta

- Johtokunta kokoontuu säännöllisesti käsittelemään puheenjohtajan / sihteerin lähettämän asialistan pohjalta käsiteltäviä asioita.

- Johtokunta ratkaisee mahdolliset kiistatilanteet

1.2 Seuran puheenjohtaja

- Lähettää kokouskutsut ja asialistat johtokunnan jäsenille ennen kokousta.

Huolehtii, että kokouksesta tehdään pöytäkirja tai muistio.

- Tukee ja neuvoo seuran toimihenkilöitä

- On päävastuussa seuran toiminnasta ja taloudesta

1.3 Joukkueet

Varsinaisen toiminnan järjestämisestä vastaavat joukkueet seuran antamien ohjeiden mukaan.

Joukkueella tulee olla valmentaja, joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja. Muita toimihenkilöitä mm. varustevastaava, valitaan tarpeen mukaan.

Kilpailutoiminnassa mukana olevassa joukkueessa tulee olla myös huoltaja.

Toimihenkilöt valitaan vanhempainpalaverissa, joita tulee järjestää säännöllisen välein toimikauden aikana. Rahastonhoitaja tulee valita mielellään aina kalenterivuodeksi kerrallaan.

Joukkueiden tärkein päättävä elin on vanhempainpalaveri.

Se valitsee keskuudestaan joukkueiden toimihenkilöt.

Kokouksen tehtävät ovat:

- Valita joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja ja muut toimihenkilöt

- Hyväksyä joukkueen kausisuunnitelma ja talousarvio

- Päättää vuosittain joukkueen säännöistä ja lähettää ne piiriin

2. Yleistä seuran taloudenhoidosta

Kaikkea seuran taloutta hoidetaan kirjanpitolain ja -asetusten mukaisesti sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan. Arpajaisten, keräysten sekä muun vastaavanlaisen varainhankinnan osalta noudatetaan niistä annettuja määräyksiä ja ohjeita.

Seuran kaikki maksuliikenne tulee hoitaa pankkitilejä käyttäen mikäli mahdollista.

Seura on arvonlisävelvollinen kaikista myymistään fanituotteista.

2.1 Johtokunta

Tilien avaamisesta ja sulkemisista sekä tilinkäyttäjistä päättää seuran johtokunta.

Se antaa joukkueille luvan nimetä tilinkäyttäjiä seuran joukkuekohtaiselle tilille ja seuran rahastonhoitaja tilien pääkäyttäjänä hoitavat tarvittavat toimenpiteet pankin suuntaan.

Joukkueet vastaavat itse toimintansa kuluista.

Johtokunnan tehtävänä on huolehtia, että seuran talousarvion toteutumista seurataan.

Johtokunnan pöytäkirjaan merkitään kaikki olennaiset poikkeamat talousarvioon.

Myös saadut lahjoitukset tulee merkitä pöytäkirjaan.

Maksettavat laskut hyväksytään allekirjoituksella. Maksut hoitaa rahastonhoitaja.

Rahastonhoitaja raportoi seuran johtokunnalle seuran maksuvalmius- ja taloustilanteesta jokaisessa johtokunnan

kokouksessa.

Henkilöstön palkkaamisesta ( työsuhteet) päättää aina seuran johtokunta.

Seuran nimellä/laskuun tehtäviä hankintoja ja sopimuksia saa tehdä vain johtokunnan siihen valtuuttama henkilö.

Seuran kirjanpito hoidetaan keskitetysti johtokunnan päättämällä tavalla.

Joukkueet hoitavat kirjanpitoon liittyvät velvollisuudet ja maksuliikenteen itsenäisesti tämän talousohjesäännön mukaan.

2.2 Joukkueet

Joukkueilla olevista tileistä ja joukkueen maksuista vastaa joukkueen valitsema rahastonhoitaja. Rahastonhoitajalla on oikeus hankkia tilille tarvittavat maksupalvelusopimukset esim. internetin kautta tapahtuvaa maksuliikennettä varten. Kukin joukkue valitsee rahastonhoitajan vähintään tilikauden (kalenterivuosi) ajaksi.

Jos rahastonhoitaja vaihtuu kesken tilikauden, tulee kaikki kertynyt materiaali siirtää uudelle rahastonhoitajalle.

Koko seuran ja joukkueiden kirjanpito tehdään johtokunnan hyväksymän tilitoimiston toimesta.

Joukkueet hoitavat oman kirjanpitonsa itsenäisesti pitämällä kirjaa menoista ja tuloista sekä säilyttämällä kuitit ja tositteet lain vaatiman ajan.

Seuran tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali toimitetaan tilitoimistolle kuukausittain, joka säilyttää niitä lain vaatiman ajan.

2.3 Tilinpäätös

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Johtokunta huolehtii vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä ja se esitetään kevätkokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi hallitukselle ja muille tilivelvollisille.

2.4 Talousarvion tekeminen

Joukkue on velvollinen valmistelemaan oman talousarvion yhdessä kausisuunnitelman kanssa.

2.5 Omaisuuden hoito

Kaikki toimijat ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että heidän käytössään olevaa seuran omaisuutta pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa.

3. Joukkueiden taloudenhoidon tehtävät ja vastuut

Joukkueen talous on osa seuran taloutta. Kokonaisvastuu joukkueen taloudellisesta toiminnasta on kaikilla pelaajien vanhemmilla. Taloudellinen vastuu seuran suuntaan on joukkueenjohtajalla ja rahastonhoitajalla.

4. Joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio

Toimintasuunnitelma muodostaa pohjan joukkueen talousarviolle.

Talousarvio tehdään tilikausi kerrallaan ja sen tulee perustua joukkueen vanhempainpalaverin hyväksymään toimintasuunnitelmaan.

Toimintasuunnitelma ja talousarvio on toimitettava seuran junioripäällikölle vuosikellon mukaisesti

Talousarvio on tehtävä seuran ohjeiden ja mallin mukaisesti.

Talousarviosta on käytävä selville joukkueen arvioidut menot sekä menojen kattamiseksi hankittavat tulot.

Talousarvio on laadittava siten, että joukkue pystyy tehtyä suunnitelmaa noudattamalla suoriutumaan kaikista sitoumuksistaan toimintakauden aikana.

Joukkueen kauden menot voivat olla tuloja suuremmat ainoastaan sillä edellytyksellä, että joukkueella on aikaisemmilta kausilta varoja säästössä alijäämän rahoittamiseksi.

Seuralle tulevia maksuja ovat seuramaksut, jäsenmaksut ja muut vuosittain seuran vuosikokouksen määrittelemät maksut. Jäsenmaksu maksetaan kaikista joukkueen pelaajista ja toimihenkilöistä.

Jäsen- ja seuramaksu maksetaan tammikuun viimeiseen päivään mennessä seuran tilille.

Jäsenmaksukausi on kalenterivuosi.

5. Joukkueen rahat ja omaisuus

Joukkueen tilillä olevat varat ovat seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä toiminnan rahoittamiseksi. Joukkueen tilit ovat seuran tilejä, joiden käyttöoikeudet seuran johtokunta myöntää joukkueen vastuuhenkilöille. Seuran johtokunta päättää tilien avaamisesta, sulkemisesta ja käyttöoikeuksista. Joukkue ei saa avata omia pankkitilejä.

Joukkueen nimissä olevaa pankkitiliä käyttävät kunkin joukkueen nimetyt vastuuhenkilöt, jotka yleensä ovat joukkueenjohtaja ja/tai rahastonhoitaja. Nimeäminen tapahtuu vanhempainpalaverissa.

6. Joukkueen maksuliikenne

6.1 Laskut

Joukkueen kaikki rahaliikenne tulee hoitaa joukkueen pankkitilin kautta mahdollisuuksien mukaan, jolloin jokaisesta maksutapahtumasta tulee merkintä tiliotteeseen.

Käteisnostot tililtä eivät pääsääntöisesti ole sallittuja. Jos nostoon on pakottava tarve, siitä on sovittava etukäteen joukkueen johtoryhmän (joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja ja vastuuvalmentaja) kanssa. Kirjanpitomateriaaliin tulee liittää välittömästi nostoa vastaavat käteiskuitit.

Joukkueen on maksettava kaikki maksunsa viimeistään eräpäivänä.

Mikäli maksuja on toistuvasti maksamatta, asia käsitellään seuran johtokunnassa.

Johtokunta voi sulkea joukkueen seuran toiminnasta kunnes maksut on maksettu.

Joukkueen rahastonhoitaja, joukkueenjohtaja tai valmentaja voivat tehdä itsenäisestihankintoja 500 euroon saakka ja sen ylittävistä hankinnoista päätetään joukkueen vanhempainpalaverissa.

Jos hankinnat on kirjattu talousarvioon, talousarvio on hyväksytetty vanhempainpalaverissa ja kokouksesta on pöytäkirja olemassa, on se kirjallinen lupa tehdä kyseiset hankinnat.

6.2 Tositteet

Tositteita ovat laskut ja käteiskuitit. Niistä on käytävä ilmi:

• menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu

• tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.)

• maksettu tai saatu rahasumma

• päivämäärä

• ostopaikka (liikkeen nimi)

Tiliotteen tapahtumiin, joista ei ole tositetta, merkitään tilikirjaan tiliöinti tai muu selvitys.

Tällaisia ovat esim. kausimaksut. Käteisellä maksettaessa saadaan usein vain kassanauha kuitiksi. Mikäli siitä ei käy ilmi em. asiat, on pyydettävä nk. ”paragon”-kuitti, josta tulee ilmetä mainitut tiedot.


7. Korvausten maksaminen seuran ja joukkueen toimihenkilöille

7.1 Kulukorvaukset

Vastuuvalmentajalle, joukkueenjohtajalle ja rahastonhoitajalle suositellaan maksamaan kulukorvauksia todellisia tositteita vastaan. Vastuuvalmentajan kohdalla joukkue voi poiketa tästä ohjeesta vanhempainpalaverin päätöksellä. Joukkueen vastuuvalmentaja määritellään seuran kanssa tehdyllä valmentajasopimuksella. Muut

vastuuhenkilöt tekevät seuratoimijasopimuksen.

Joukkueen toimihenkilöille voidaan maksaa päivärahoja verohallinnon määrittelemien ohjeiden mukaan. Päivärahoja voi maksaa verottomana enintään 20 päivältä kalenterivuodessa. Verohallinto päättää vuosittain verovapaat matkakustannusten korvaukset. Verottoman kulukorvauksen määrät tulee tarkistaa verottajan sivuilta vuosittain.

Kaikki kulukorvaukset maksetaan rahastonhoitajan hyväksymän tositteen perusteella. Joukkue voi maksaa ilman palkkaa tai palkkiota joukkueen toiminnassa mukana olevalle henkilölle verottomasti matkakustannusten korvauksia. Matkakorvauslomake löytyy seuran kotisivuilta materiaalipankista.

Kun joukkueelta tai seuralta veloitetaan kulukorvauksia esimerkiksi oman auton käytöstä, maksun saajan tulee tehdä veloitusten perusteista kirjallinen selvitys (Matkakorvauslomake).

Joukkueenjohtajan ja rahastonhoitajan tulee pitää huolta siitä, että verohallinnon ohjeita noudatetaan. Korvaus saattaa olla saajalleen veronalaista tuloa. Tällöin korvauksensaajasta tarvitaan henkilötiedot seuran kirjanpitoa ja verottajalle tehtäviä ilmoituksia varten. Kun kyseessä on kilometrikorvaus, päiväraha tai erotuomarikorvaus, tarvitaan henkilötiedot aina.

Kilometrikorvauksia oman auton käytöstä voi maksaa verottomana enintään 2000 € kalenterivuodessa. (TVL 71.3 §, 896/2001).

Edellä mainitun rajan yli menevät kilometrikorvaukset katsotaan korvauksen saajan verotettavaksi muuksi tuloksi, josta verotuksessa on oikeus tehdä verohallituksen päätöksen mukainen vähennys.

Edellä mainitun kilometrikorvausten enimmäisrajan ylittävät korvaukset on saajan merkittävä veroilmoitukseensa muuksi tuloksi. Jos maksettu kilometrikorvaus on samansuuruinen kuin yo. vähennysoikeus, verovaikutusta ei tule, mutta tiedot on silti merkittävä veroilmoitukseen. Joukkue tai seura ei ole rajojen täyttymisestä seurantavelvollinen eikä myöskään velvollinen suorittamaan automaattisesti ennakonpidätystä, vaan vastuu on maksun saajalla.

7.2 Palkat ja palkkiot

Kun yksityisellä henkilöllä teetetään työtä esim. valmennusta, luennointia yms. ja siitä maksetaan suoraan kyseiselle henkilölle, on kysymyksessä palkanmaksu tehdystä työstä, jossa seura toimii työnantajan roolissa. Johtokunta hyväksyy sopimuksen mukaiset palkat ja palkkiot sivukuluineen.

Maksettavat palkat ja palkkiot tulee lähettää seuran rahastonhoitajalle hyväksyttäväksi. Seuran rahastonhoitaja

hoitaa palkanlaskennan sekä palkka-/palkkiolaskelman maksatuksen.

Palkanmaksua varten tilitoimistolle toimittavasta työsopimuksesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat:

• bruttopalkka

• palkansaajan nimi

• henkilötunnus

• kotiosoite, postinumero ja – toimipaikka

• pankkitili, jolle palkka maksetaan

Palkansaajan verokortti tulee aina liittää mukaan.

7.3 Joukkueiden pelimatkojen kustannukset

Seuran johto suosittelee että joukkueen pelimatkoille lähtee mukaan yksi aikuinen viittä lasta kohden. Ensisijaisesti mukaan lähtevät aikuiset ovat joukkueen toimihenkilöitä. Joukkueet voivat sopia, miten kustannukset jaetaan pelimatkoilla.

8. Joukkueen varainhankinta

Joukkueen toiminta rahoitetaan mm. pelaajilta kerättävillä kausimaksuilla. Pelaajilta perittävän kausimaksun suuruuden päättää vanhempainpalaveri. Seuran ja joukkueen nimissä hankitut varat on käytettävä seuran tai joukkueen pelaajien hyödyksi.

Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty.

Pienin yksikkö, jolle talkoo- tai sponsorituoton voi jakaa, on joukkue.

Kaikki henkilökohtainen talkoo- tai sponsorivarojen jakaminen pelaajille on kielletty,(ts. ’korvamerkittyä’ rahaa ei saa olla).

Kukaan ei myöskään voi saada vapautusta kausimaksusta. Verottaja katsoo tällaiset edut saajan (junioreilla vanhemman) henkilökohtaiseksi ansiotuloksi.

Pelaajien kausimaksut suoritetaan joukkueen tilille eräpäivään mennessä. Mikäli pelaajalla /pelaajan perheellä on tarvetta, voidaan joukkueen johtoryhmän kanssa tehdä maksusopimuksia. Kaikki pelaajan maksut tulee olla maksettuna ennen kauden päättymistä.

9. Joukkueen talousseuranta

Kauden aikana joukkueen johtoryhmän tulee seurata toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumista. Vanhempainkokous hyväksyy talousarvion.

Joukkueenjohtajan tulee yhdessä joukkueen johtoryhmän kanssa toimia tämän talousarvion puitteissa.

Seurannan tekeminen on tärkeää, sillä tulojen ja menojen muuttuessa oleellisesti, joukkueen joukkueenjohtajan tulee kutsua uusi vanhempainpalaveri koolle ja hyväksyttää uusi talousarvio.

Joukkueen johtoryhmä voi ilman vanhempainpalaveria alentaa kausimaksua, mikäli näyttää, että tilikauden tulos tulee olemaan oleellisesti parempi kuin budjetoitu.

Joukkueenjohtaja tarkistaa ja allekirjoituksellaan hyväksyy laskut, kuitit ja muut tositteet ennen kuin ne toimitetaan rahastonhoitajalle maksettavaksi.

Allekirjoituksellaan hän kuittaa että hankinnat on tehty joukkueelle eikä väärinkäytöksiä ole tehty.

10. Maksut ja käytännöt pelaajasiirroiss

10.1 Pelaajasiirto toiseen seuraan tai lopettaminen

Pelaajan tulee ilmoittaa joukkueenjohtajalle kirjallisesti (sähköposti) lopettamisensa joukkueessa. Mikäli pelaaja lopettaa tai siirtyy toiseen seuraan, kaikki kertyneet maksut tulee suorittaa seuralle ja joukkueelle. Mikäli maksut ovat kohtuuttomat, asia alistetaan johtokunnan päätettäväksi.

Pelaajasiirrot pistää alulle pelaaja tai pelaajan vanhempi ottamalla yhteyttä joukkueenjohtajaan, joka siirtää asian junioripäällikön käsiteltäväksi.

Seuran puolesta pelaajasiirrot hyväksyy junioripäällikkö tarkistettuaan ensin joukkueen johtoryhmältä että velvoitteet joukkuetta kohtaan on suoritettu. Seura ei vastaa siirroista aiheutuneista kuluista.

11. Joukkueen toiminnan päättyminen

Joukkue ei voi palauttaa joukkueen tilillä olevia varoja tai luovuttaa seuran omaisuutta yksityishenkilölle. Loppuvan joukkueen kaikki varat ja omaisuus jäävät seuralle.

12. Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta

Epäselvissä ja tulkinnanvaraisissa tapauksissa joukkueenjohtaja, muu toimihenkilö tai yksittäisen pelaajan vanhemmat kysyvät ensin neuvoa talouteen liittyvissä asioissa seuran rahastonhoitajalta ja puheenjohtajalta.

Talouteen liittyvissä asioissa ongelmanratkaisuryhmänä toimii ko. joukkueen joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja, seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja.

Seuran johtokunnalla on lopullinen päätösvalta epäselvissä talousasioissa, ellei asia vaadi seuran kokouksen päätöstä.


   
Lisää uutisia
Kemin palloseura
«  Huhtikuu   »
Ma Ti Ke To Pe La Su
1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30
Kategoriat